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Der digitale Wandel stellt kleine und mittlere Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Fachkräfte fehlen, Prozesse sind ineffizient und künstliche Intelligenz scheint oft wie ein Buch mit sieben Siegeln. Gleichzeitig wächst der Druck: Wettbewerber digitalisieren, Kunden erwarten schnellere Reaktionen, und die Produktivität muss steigen.
Genau hier setzt das INQA-Coaching an. Dieses Förderprogramm des Bundesregierung ermöglicht es KMUs, mit bis zu 80 % Zuschuss professionelle Unterstützung bei Digitalisierung und KI zu erhalten. Doch welche Projekte sind eigentlich förderfähig? Was genau wird bezuschusst und was nicht, in diesem Artikel erfahren Sie es.
Was ist das INQA-Coaching?
Das INQA-Coaching ist ein Bundesförderprogramm, das seit 2023 vom Bundesministeriums für Arbeit und Soziales im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) angeboten wird. Es richtet sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen, die sich im digitalen Wandel befinden und ihre Arbeit, Prozesse und Zusammenarbeit zukunftsfähig gestalten möchten – mit besonderem Fokus auf Digitalisierung und künstliche Intelligenz.
Die Ziele des Programms sind klar definiert:
- Zukunftsfähigkeit sichern durch moderne Arbeitsweisen und digitale Lösungen
- Fachkräfte gewinnen und binden durch attraktive Arbeitsbedingungen
- Gesundes Arbeiten fördern durch effizientere Prozesse und Entlastung
- Wettbewerbsfähigkeit stärken durch KI-gestützte Innovation
Anders als klassische Beratung funktioniert INQA-Coaching auf Augenhöhe. Zertifizierte Coaches begleiten Unternehmen bei Analyse, Konzeption und Umsetzung von Veränderungsprojekten – gemeinsam mit den Mitarbeitern. Es geht nicht darum, fertige Lösungen zu präsentieren, sondern darum, das Unternehmen zu befähigen, selbst nachhaltige Verbesserungen zu erarbeiten.
Typische Laufzeiten liegen bei 7 bis 13 Monaten, wobei der Umfang zwischen 10 und 12 Beratungstagen variiert. Das Programm gliedert sich in drei Phasen:
- Anfangsphase (ca. 1 Monat): Zielabstimmung und Bedarfsanalyse
- Innovationsphase (3–4 Monate): Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen
- Lernphase (ca. 1 Monat): Auswertung und Nachhaltigkeitsprüfung
Auf einen Blick: INQA-Coaching
Kriterium Details Förderquote Bis zu 80 % der Coachingkosten Zielgruppe KMU mit bis zu 249 Mitarbeitenden Themen Digitalisierung, KI, Arbeitsorganisation, Führung Umfang Bis zu 12 Beratungstage Tagessatz 1.200 € pro Tag
Welche Digitalisierungs- und KI-Projekte förderfähig sind
Das INQA-Coaching fördert Projekte, die Arbeit, Prozesse, Zusammenarbeit und Führung in Richtung Digitalisierung und KI weiterentwickeln. Entscheidend ist: Es geht nicht um reinen Technik-Einkauf, sondern um die Veränderung von Arbeitsprozessen mit digitalen und KI-gestützten Methoden.
Förderfähige Projektbereiche im Überblick:
- KI-gestützte Prozessautomatisierung
- Einführung datengetriebener Arbeitsmethoden
- Optimierung interner Arbeitsprozesse durch digitale Tools
- KI-basierte Analyse- und Entscheidungssysteme
- Entwicklung einer Digitalstrategie oder KI-Roadmap
- Mitarbeiterschulung und Kompetenzaufbau
Wichtig: Im INQA-Coaching muss immer ein konkreter betrieblicher Veränderungsbedarf den Ausgangspunkt bilden.
KI-gestützte Prozessautomatisierung
Die Automatisierung von Routineaufgaben durch künstliche Intelligenz ist eines der häufigsten Anwendungsfelder im INQA-Coaching. Typische Einsatzmöglichkeiten in der Wirtschaft sind:
- Automatisierte E-Mail-Klassifikation und -Weiterleitung
- KI-gestützte Belegerkennung bei Rechnungen, Lieferscheinen und Aufträgen
- Automatisierte Angebotserstellung im Handwerk (z. B. Tischlerei, SHK-Betrieb)
- Intelligente Workflow-Steuerung in der Auftragsabwicklung
Im Coaching wird gemeinsam erarbeitet, welche Prozesse sich für Automatisierung eignen. Der Coach hilft dabei, den Ist-Zustand zu analysieren, einen Soll-Prozess zu gestalten und passende KI-Werkzeuge auszuwählen.
Einführung datengetriebener Arbeitsmethoden
„Datengetrieben” bedeutet für KMUs: Entscheidungen basieren auf Auftrags-, Produktions-, Vertriebs- oder Servicedaten – nicht auf Bauchgefühl. Diese Transformation ist ein zentrales Thema im INQA-Coaching und bietet enorme Chancen für den Mittelstand.
Typische Anwendungsfälle
- Aufbau einfacher Dashboards für Vertrieb (Anfragen, Angebote, Abschlüsse)
- Auswertung von Maschinendaten in der Fertigung oder Produktion
- Analyse von Ausfällen und Wartungsintervallen
- Überwachung von Lieferzeiten und Lagerbeständen
Coaching-Inhalte
Im Coaching werden gemeinsam Datenquellen identifiziert, relevante Kennzahlen (KPIs) definiert und Reporting-Routinen etabliert. Auch der Umgang mit Datenschutz (DSGVO), Rollen und Verantwortlichkeiten für die Datenauswertung kann Teil des Coaching-Projektes sein.
Optimierung interner Prozesse durch digitale Tools
Viele KMUs arbeiten noch mit Papiermappen, Excel-Listen und mündlichen Übergaben. Diese „Schmerzpunkte” bieten enormes Potenzial für Effizienzsteigerung und sind typische Ansatzpunkte für INQA-Coaching.
Typische Projekte:
- Digitale Auftragsmappe statt Papier
- Einführung eines Ticketsystems im Service
- Digitale Urlaubs- und Zeiterfassung
- Digitale Übergaben im Schichtdienst
- Einführung von Kollaborationsplattformen
Das Coaching hilft, analoge Probleme (Medienbrüche, Doppelarbeit, Fehler) strukturiert aufzunehmen und in einen digitalen Soll-Prozess zu überführen.
KI-basierte Analyse- und Entscheidungssysteme
KI-basierte Analyse- und Entscheidungssysteme werten große Datenmengen aus und liefern Handlungsempfehlungen. Diese Systeme können in vielen Bereichen eingesetzt werden:
| Anwendungsbereich | Beispiel |
|---|---|
| Handel | Absatzprognosen und Bedarfsplanung |
| Lager | Automatische Nachbestellvorschläge |
| Produktion | Kapazitätsplanung und Maschinenbelegung |
| Kundenservice | Priorisierung von Supporttickets |
| Personal | Planung von Einsatz und Schichtoptimierung |
Im INQA-Coaching liegt der Fokus auf:
- Anforderungsdefinition: Was soll das System leisten?
- Auswahlkriterien: Welche Anbieter und Lösungen passen?
- Szenarienplanung: Wie werden Entscheidungen vorbereitet?
- Einbindung der Mitarbeitenden: Wie wird Akzeptanz geschaffen?
- Feedbackkultur: Wie werden KI-Entscheidungen geprüft?
Entwicklung einer Digitalstrategie oder KI-Roadmap
Strategische Projekte sind ausdrücklich förderfähig. Eine strukturierte Digitalstrategie oder KI-Roadmap schafft Orientierung für die kommenden 3–5 Jahre.
Typische Inhalte einer Roadmap:
- Status-Quo-Analyse: Wo stehen wir heute?
- Zielbild 2027/2028: Wo wollen wir hin?
- Priorisierte Projekte: Was hat die höchste Bedeutung?
- Zeit- und Ressourcenplanung: Was ist realistisch?
- Change-Management-Maßnahmen: Wie nehmen wir alle mit?
Mitarbeiterschulung & Kompetenzaufbau
INQA-Coaching adressiert nicht nur Technologien, sondern vor allem Menschen. Der Kompetenzaufbau in Digitalisierung und KI ist ein zentraler Förderinhalt, vorausgesetzt er ist in ein konkretes Veränderungsprojekt eingebettet.
Förderfähige Schulungsinhalte:
- KI-Grundverständnis für alle Mitarbeiter
- Schulungen zu Text-KI, Bild-KI und Chatbots im Alltag
- Workshops zu digitaler Zusammenarbeit (M365, Projekttools)
- Sensibilisierung zu Datenschutz und Informationssicherheit
- Agile Methoden und neue Arbeitsweisen
Der Coach analysiert Lernbedarfe, definiert Lernpfade mit der Unternehmensleitung und baut interne Multiplikatoren auf. Das Ziel: Nachhaltige Entwicklung statt einmaliges Training.
Nicht förderfähig — typische Ausschlüsse
Das INQA-Coaching setzt auf Konzepte, Veränderung von Arbeit und Begleitung nicht auf reine Investitionen in Technik. Das bedeutet konkret:
| Nicht förderfähig | Beispiel |
|---|---|
| Reines Software-Licensing | Kauf von ERP-, CRM- oder KI-Software ohne konzeptionelles Projekt |
| Investitionen in Hardware | Anschaffung von Servern, Laptops, Tablets, Robotern oder Sensorik |
| Operative Umsetzung | Programmierung, Systemanpassung, Webseitenerstellung oder Setup |
| Externer Service-Einkauf | Dauerhafte Buchhaltungsservices, Call-Center ohne Coaching-Anteil |
Der Coaching-Anteil ist entscheidend: Analyse, Konzeption und Begleitung der Veränderung werden gefördert, die technische Umsetzung und Beschaffung nicht.
Wer kann INQA-Coaching beantragen?
Das INQA-Coaching richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen sowie bestimmte gemeinnützige Organisationen.
Antragsberechtigung im Überblick:
- KMU bis 249 Mitarbeiter: Gemessen als Vollzeitäquivalente zum Stichtag; typische Branchen sind Handwerk, Dienstleistung, Industrie und Sozialwirtschaft
- Jahresumsatz unter 50 Mio. Euro: Alternativ Bilanzsumme unter 43 Mio. Euro (gemäß EU-KMU-Definition)
- Betrieb seit mehr als 2 Jahren: Neugründungen sollten andere Programme nutzen; INQA zielt auf etablierte Strukturen
- Sitz in Deutschland: Rechtssitz und Betriebsstätte müssen in Deutschland liegen
Auch gemeinnützige Organisationen können unter Umständen antragsberechtigt sein. Bei Filialbetrieben oder Unternehmensverbünden gelten besondere Regelungen, hier lohnt sich die Klärung im Erstgespräch mit einem autorisierten Coach.
Vorteile für KMU — Warum INQA-Coaching besonders attraktiv ist
INQA-Coaching ermöglicht es Unternehmen, Digitalisierung und KI mit geringem Eigenrisiko zu testen, strukturiert vorzugehen und die Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen.
Bis zu 80 % Zuschuss
Die Förderung deckt bis zu 80 % der Coachingkosten. Bei einem maximalen Tagessatz von 1.200 Euro und bis zu 12 Beratungstagen ergibt sich eine Gesamtförderung von bis zu 11.520 Euro. Der Eigenanteil für Unternehmen bleibt damit überschaubar.
Fokus auf Digitalisierung und künstliche Intelligenz
Projekte mit digitalem und KI-Schwerpunkt sind explizit erwünscht. Das Programm adressiert gezielt die Verbesserung von Arbeitsbedingungen, Effizienz und Fachkräftesicherung durch moderne Technologien.
Zertifizierte Coaches
Alle INQA-Coaches durchlaufen ein strenges Autorisierungsverfahren und sind in einer Coaching-Karte gelistet. Die Qualitätsprüfung stellt sicher, dass nur erfahrene Personen mit nachgewiesener Expertise Unternehmen begleiten.
Schnelle Bewilligung
Der Weg von der Antragstellung bis zur Bewilligung dauert typischerweise 3–6 Wochen bei vollständigen Unterlagen. Im Vergleich zu anderen Förderprogrammen ist das Verfahren schlank und effizient.
Hohe Wirkung bei kleinem Risiko
KMU bauen Know-how auf, bereiten Pilotprojekte vor und vermeiden Fehlinvestitionen – bevor sie große Summen in IT und KI stecken. Das Coaching schafft die Grundlagen für fundierte Entscheidungen.
Praxisbeispiele aus dem Mittelstand
Die folgenden Beispiele zeigen, wie Unternehmen aus verschiedenen Branchen vom INQA-Coaching profitiert haben. Die Fälle sind anonymisiert, aber realistisch und basieren auf typischen Erfahrungen aus dem Programm.
Jedes Beispiel beschreibt den Coaching-Anteil (Analyse, Konzeption, Begleitung) und die konkrete Rolle von Digitalisierung und KI.
Automatisierung eines Recruiting-Prozesses
Ausgangslage: Ein mittelständischer Zulieferer mit ca. 120 Mitarbeitern kämpfte mit langen Besetzungszeiten. Bewerbungen kamen über verschiedene Jobportale, wurden per E-Mail bearbeitet und in Excel-Listen erfasst. Medienbrüche und fehlende Übersicht führten zu Verzögerungen und Frustration – sowohl bei HR als auch bei Bewerbern.
Coaching-Inhalte: Im INQA-Coaching wurde der gesamte Prozess vom Eingang einer Bewerbung bis zur Einstellung analysiert. Gemeinsam mit dem HR-Team und der Geschäftsführung wurde ein Zielprozess definiert, ein Bewerbermanagementsystem mit KI-Vorselektion ausgewählt und einheitliche Auswahlkriterien etabliert.
KI-Anteil: Die eingeführte KI-Anwendung ermöglicht automatisches Matching von Lebensläufen mit Anforderungsprofilen, Klassifikation von Anschreiben und Vorschläge für Standardantworten.
Ergebnisse:
- Verkürzung der Time-to-Hire um 25 %
- Reduktion manueller Schritte um über 40 %
- Höhere Transparenz für alle Beteiligten im HR-Team
KI-gestützte Dokumentenanalyse
Ausgangslage: Ein Ingenieurbüro mit 35 Mitarbeitern bearbeitete täglich Ausschreibungsunterlagen, Verträge und technische Spezifikationen. Die Analyse war zeitaufwändig und fehleranfällig.
Coaching-Inhalte: Wiederkehrende Dokumenttypen wurden identifiziert, relevante Informationen definiert und ein Zielbild für halbautomatische Auswertung erarbeitet. Klare Regeln legten fest, was weiterhin manuell geprüft werden muss.
KI-Anteil: KI-Tools zur Texterkennung, Klassifikation und Extraktion zentraler Inhalte sowie automatische Kurz-Zusammenfassungen wurden eingeführt.
Ergebnisse:
- 40 % weniger Lesezeit bei Standarddokumenten
- Geringere Fehlerquote bei der Informationsentnahme
- Bessere Nachvollziehbarkeit für neue Mitarbeiter
Aufbau einer KI-basierten Kundenservice-Struktur
Ausgangslage: Ein Handelsunternehmen hatte hohes E-Mail- und Telefonaufkommen im Kundenservice. Viele Anfragen waren Standardfragen zu Lieferstatus, Reklamationen oder Produktinfos, also repetitiv und zeitraubend.
Coaching-Inhalte: Die häufigsten Anfragen wurden analysiert und nach Komplexität segmentiert. Ein Service-Konzept mit Self-Service, Chatbot, E-Mail-Automatisierung und menschlichem Support wurde entwickelt.
KI-Anteil: Ein Chatbot auf der Webseite beantwortet Standardanfragen, E-Mails werden automatisch kategorisiert, und Service-Mitarbeitende erhalten Vorschläge für Antwortbausteine.
Ergebnisse:
- 30 % weniger Routineanfragen im Telefonkanal
- Kürzere Reaktionszeiten
- Höhere Kundenzufriedenheit bei gleichzeitiger Entlastung des Teams
Einführung eines datengetriebenen KPI-Systems
Ausgangslage: Ein Produktionsbetrieb mit 60 Mitarbeitern arbeitete ohne strukturierte Kennzahlen. Auslastung, Durchlaufzeiten, Reklamationen und OEE wurden nicht systematisch erfasst, Entscheidungen basierten auf Erfahrung und Schätzungen.
Coaching-Inhalte: Relevante KPIs wurden gemeinsam definiert, Datenquellen (MES, ERP, Excel) identifiziert und ein Dashboard-Design für Geschäftsführung und Bereichsleitungen konzipiert.
KI-Anteil: KI-Funktionen zur Mustererkennung in Produktionsdaten erkennen Ausreißer und liefern Vorschläge für Ursachenhypothesen.
Ergebnisse:
- Transparenz über Engpässe in der Fertigung
- Systematische Verbesserungsrunden mit den Teams
- Messbare Senkung von Fehlerraten innerhalb von 6 Monaten
Rolle von Linvelo im INQA-Coaching
Linvelo ist ein autorisierter INQA-Coach, spezialisiert auf Digitalisierung und KI für den Mittelstand. Wir unterstützen KMUs deutschlandweit dabei, die Chancen des digitalen Wandels strukturiert und praxisnah zu nutzen, mit Fokus auf nachhaltige Ergebnisse. Unsere Schwerpunkte liegen auf Prozessdigitalisierung, Einführung von KI-Assistenten und Chatbots, datengetriebener Steuerung sowie Automatisierung von Routineaufgaben.
Typische Kunden sind Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitern aus Handwerk, Industrie, Dienstleistung und Sozialwirtschaft.Mit einem kompakten Erstgespräch und Potenzialworkshop prüfen wir die Förderfähigkeit Ihres Vorhabens und bereiten den INQA-Antrag vor.
Dabei begleiten wir nicht nur die Konzeptentwicklung, sondern auch die Auswahl und Einführung praxistauglicher KI-Lösungen im Rahmen der Förderbedingungen. Agile Methoden wie Scrum sorgen für schnelle Fortschritte und hohe Mitarbeitendenbeteiligung.
So kommen KMU zum geförderten INQA-Coaching
Vom Erstgespräch bis zum Start des Coachings vergehen typischerweise 4–8 Wochen. Der Weg ist klar strukturiert:
- Schritt 1: Kontaktaufnahme
Nehmen Sie Kontakt zu einem autorisierten Coach wie Linvelo auf. Im Erstgespräch werden Förderfähigkeit, Projektidee und grober Umfang geklärt.
- Schritt 2: Projektskizze erarbeiten
Gemeinsam mit dem Coach wird eine Projektskizze erstellt: Ausgangslage, Ziele, geplante Maßnahmen und erwartete Effekte.
- Schritt 3: Formale Antragstellung
Die Antragstellung erfolgt bei der zuständigen regionalen IBS-Beratungsstelle. Notwendige Unterlagen sind u. a. Jahresabschlüsse und KMU-Bestätigung.
- Schritt 4: Bewilligungsphase
Die Bewilligung dauert typischerweise 3–6 Wochen.
- Schritt 5: Coaching-Start
Nach der Bewilligung startet das Coaching mit einem Kick-off-Workshop. Projekt wird feinkonzipiert, Meilensteine und Verantwortlichkeiten werden vereinbart.
- Schritt 6: Umsetzung und Abschluss
Laufende Umsetzung mit Reviews, Abschlussworkshop zur Auswertung und Planung der nächsten Schritte nach Ende der Förderung.
Kosten & Förderhöhe — Was KMU konkret zahlen
Das INQA-Coaching ist eines der attraktivsten Förderprogramme für KMUs: Die Förderquote beträgt bis zu 80 % der förderfähigen Kosten. Der maximale Tagessatz liegt bei 1.200 Euro netto. Pro Unternehmen sind bis zu 12 Beratungstage möglich.
Beispielrechnung
| Position | Betrag |
|---|---|
| 12 Beratungstage × 1.200 € | 14.400 € |
| Davon 80 % Zuschuss | 11.520 € |
| Eigenanteil Unternehmen | 2.880 € (zzgl. MwSt.) |
Im Coachingvertrag werden Tagessätze, geplanter Umfang und Zahlungsmodalitäten klar geregelt. Das Unternehmen zahlt zunächst die Rechnung und erhält den Zuschussanteil nach Projektabschluss erstattet (Abwicklung über die DRV KBS). Diese transparente Kostenstruktur sorgt für Planungssicherheit und minimiert finanzielle Risiken für die Unternehmen.
Fazit
Das INQA-Coaching ist eine der derzeit wirkungsvollsten Fördermöglichkeiten für kleine und mittlere Unternehmen, um Digitalisierung und künstliche Intelligenz strukturiert und mit Beschäftigtenfokus anzugehen.
Entscheidend ist: Förderfähige Projekte beginnen immer bei einem konkreten betrieblichen Problem – Fachkräftemangel, Effizienzdruck, Qualitätsanforderungen. Nicht die Technologie steht im Vordergrund, sondern die Verbesserung von Arbeit und Prozessen.
